이번 지침(가이드라인)은 디지털 장치를 이용한 근로자 개인정보 처리 증가와 관련해 개인정보 보호 수준을 제고하기 위해 마련했다. 근로자 개인정보는 사업장 내 안전 관리, 출입통제, 기밀유출 방지, 재택근무 등의 목적으로 처리하는 정보를 말한다.
산업계·시민단체 협의와 전문가 자문 등을 거쳐 근로관계 전반에 걸쳐 개인정보보호에 필요한 사항과 폐쇄회로 텔레비전(CCTV)과 위치·생체정보 처리장치 등 디지털 장치 도입 시 준수사항 등을 담았다.
지침(가이드라인)은 인사·노무 업무를 △채용준비 △채용결정 △고용유지 △고용종료 4단계로 나눠 단계별 준수사항을 안내하고 있다.
채용준비 단계에서는 개인정보를 최소한으로 수집해 안전하게 관리하기 위한 계획을 수립하도록 한 것이 특징이다. 구체적으로는 채용 전형 시, 입사지원자가 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전에 안내해 최소한의 개인정보 처리를 하며 합격 여부는 당사자에게 직접 통보해 불필요한 노출을 방지해야 한다.
또한 채용 여부 확정 후, 채용서류는 반환하거나 온라인 제출로 반환이 어려운 경우 등에는 지체 없이 파기하고 채용시험 점수의 열람 요청 시 특별한 사정이 없는 한 열람을 허용해야 하며, 인공지능 등 완전히 자동화된 시스템으로 채용전형 진행할 시 정보주체가 요구하는 경우 해당 시스템에 의한 결정에 대해 채용 담당자 등이 검토하여 검토 결과를 설명하도록 했다.
채용결정 단계에서는 근로자 명부, 임금대장 등 법령상 의무준수를 위해 필요한 경우 해당 법령근거를 안내하고 개인정보를 수집해야 한다.
이와 함께 인사발령·교육·복리후생·연봉계약·근무성적평가 등 근로계약 체결·이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 수집하고 법령준수와 단체협약·취업규칙·근로계약 체결·이행에 필요한 개인정보 이외의 수집은 개인정보 최소수집 원칙에 위배될 소지가 있음을 안내했다.
고용유지 단계에서는 근로자의 개인정보를 공개하려는 경우 원칙적으로 근로자 동의를 받아야 한다.
특히 급여 등 개인정보 처리 위탁 시 교육·감독 등을 철저히 함은 물론 영업 양도·합병 등으로 근로자 개인정보 이전 시에는 이전 사실과 받는 자의 연락처, 이전을 원하지 않는 경우 조치 방법 등을 알려야 한다.
디지털 장치 도입(변경·추가) 시에는 근로자 등 이해관계자에게 디지털 장치 도입 목적과 개인정보 처리내용 등을 설명한 후 의견을 청취하고, 근로조건별 복무관리 등 법령상 의무준수와 근로계약 이행 등에 필요한 최소 범위 내에서 개인정보를 수집·이용하도록 했다.
또한 폐쇄회로 텔레비전 촬영범위 조정 등으로 개인정보 수집을 최소한으로 하고, 디지털 장치를 대체할 수 있는 수단*을 마련하는 한편 개인정보처리방침을 통해 개인정보 처리내용을 근로자에게 공개하며, 안전성 확보에 필요한 조치를 수행하여야 함을 안내했다.
이외에도 근로자의 개인정보 열람요구권 등 권리도 보장하고, 근로자의 개인정보 침해 등과 관련한 피해구제 방법도 소개했다.
고용종료 단계에서 지침은 퇴직으로 인해 개인정보가 불필요하게 된 경우 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체 없이 파기하고 경력증명서 발급을 위한 개인정보는 보유기간을 공식적으로 정하여 개인정보처리방침에 작성·공개하도록 했다.
이와 함께 인사정책 수립목적으로 퇴직자 인사정보가 필요한 경우, 익명 또는 가명처리 후 통계 등의 형태로 이용할 수 있음 등도 안내했다.
개인정보위와 고용노동부는 인사·노무 업무담당자 등이 현장에서 지침(가이드라인)을 적극적으로 활용할 수 있도록 개인정보위와 노동부, 개인정보보호포텔 등에 공개하고 온·오프라인 교육과 홍보를 병행해 나갈 예정이다.
고학수 개인정보위 위원장은 “그간 산업계, 시민단체, 전문가 등 여러 이해관계자들과 함께 많은 논의와 연구를 거쳐 인사·노무 분야 개인정보보호 지침(가이드라인)을 마련했다”며 “앞으로도 사회환경과 근로환경 변화 등을 고려해 필요에 따라 제도개선을 지속적으로 추진하겠다”고 말했다.
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