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우선 외부 이동 중에도 메신저로 문서 등 각종 파일을 즉시 공유·확인할 수 있으며 메모 기능을 활용해 신속한 의사결정이 가능해졌다. 회의 시에도 실시간으로 대화를 녹음하고 AI가 핵심 내용을 요약하여 직원 간 즉시 공유하는 기능을 탑재해 업무효율을 높였다.
메신저 내에 AI 코파일러(Copilot) 기능을 추가하여 정보 검색, 문서 공동 편집 등 다양한 협업 기능을 업무 시에도 편리하게 활용할 수 있게 됐다.
특히 이번 메신저를 전직원이 사용 가능하게 된 것은 시범 운영과정에서 실제 사용자인 기획예산처 직원들이 직접 사용해 보고 기능 개선에 참여했다는 점에서 의미가 크다.
기획처 혁신리딩그룹 Vision X는 전체 직원이 만족감 있게 쓸 수 있도록 지난 3월 16일부터 45일간 메신저를 실무에 시범 적용하며 총 62건의 개선 필요한 사항을 발굴했다. 이후 10여 차례가 넘는 협의를 거쳐 현장의 요구사항을 기능에 반영함으로써 기획예산처에 최적화된 플랫폼으로 발전시켰다.
주요 개선 사항을 살펴보면 상급자가 문서 열람을 해도 의견 제시가 불가능했지만, 문서 열람시 메모 기능을 추가하여 상급자나 동료가 문서 상에 바로 의견을 기재하여 공유할 수 있도록 하여 모바일 메신저를 통한 신속한 의사결정 가능토록 했다.
또한 회의 이후 회의록을 직접 작성하는 번거로움을 해결하기 위해 메신저 내 녹음 기능을 추가하고 회의 종료 후 AI가 핵심 내용을 요약하여 다른 직원과 메신저에서 곧바로 공유가 가능하도록 개선했다.
아울러 대화창에는 AI 일정 추가 기능을 적용해 별도 조치 없이 바로 일정 등록이 가능하도록 개선할 예정이다.
기획처는 민간과의 협력을 강화하여 공직 사회 내 효율적인 AI 기반 협업 플랫폼이 안착될 수 있도록 지속적으로 개선하고 및 적극 활용하는 등 선도적인 역할을 지속할 계획이다.
